Se você chegou até aqui, certamente sabe o que é um documento digital. Mas caso ainda tenha dúvidas, não há problema: trata-se de um arquivo eletrônico codificado com números binários, podendo ser acessado por um sistema de computador, como textos em PDF, por exemplo.
Atualmente muitos documentos digitais ocupam o lugar das pilhas de papel em empresas, trazendo muitos benefícios no trabalho, como a melhoria dos processos internos e aumento da produtividade. Porém, mesmo que armazenados na nuvem e em servidores conectados a uma rede, ainda exigem organização para um resultado eficiente no cotidiano da empresa.
Hoje ajudamos você a como realizar uma boa gestão destes documentos digitais de uma forma simples e prática com 5 dicas. Vamos lá?
- Defina um processo interno e aplique
Estabeleça como será realizada a organização destes documentos e compartilhe com os demais colaboradores para repetirem o mesmo processo, definindo desta forma um padrão.
- Organize pastas e subpastas com nomenclaturas objetivas
O objetivo é que o documento seja localizado facilmente. Portanto, opte por nomes breves e auto-explicativos, evitando caracteres especiais como @ # $ e %, pois podem ser incompatíveis com outras plataformas, assim como espaços em branco entre as palavras na nomenclatura dos arquivos.
- Considere as subpastas fundamentais à medida que a quantidade de arquivos aumentar
Elas serão sua aliada principalmente quando aumentar o volume de documentos digitais para um único cliente, por exemplo. Adote as subpastas para realizar a distribuição dos documentos sem precisar necessariamente excluir as antigas pastas criadas.
- Faça a nomenclatura do arquivo com a data invertida
Nomeando dessa forma, ao ordenar alfabeticamente uma pasta, ela será organizada automaticamente por datas. Basta usar a última data de edição de forma invertida, por exemplo: 20220412 para 12 de abril de 2022.
- Realize um backup adequado
Já pensou a dor de cabeça que você pode ter por perder aqueles documentos que você considera extremamente importantes? Para evitar que isso ocorra, faça backups periódicos para potencializar a segurança da informação da sua empresa.
Curtiu nossas dicas? Então agora que você já sabe o que fazer, chegou o momento de colocar o que leu em prática!
Aplique elas no seu negócio para contribuir com a gestão de documentos digitais e conte com as soluções da Neobits para garantir maior segurança e eficiência na sua empresa por meio da tecnologia.
