Aprenda a realizar uma boa gestão de documentos digitais

Se você chegou até aqui, certamente sabe o que é um documento digital. Mas caso ainda tenha dúvidas, não há problema: trata-se de um arquivo eletrônico codificado com números binários, podendo ser acessado por um sistema de computador, como textos em PDF, por exemplo.  

Atualmente muitos documentos digitais ocupam o lugar das pilhas de papel em empresas, trazendo muitos benefícios no trabalho, como a melhoria dos processos internos e aumento da produtividade. Porém, mesmo que armazenados na nuvem e em servidores conectados a uma rede, ainda exigem organização para um resultado eficiente no cotidiano da empresa. 

Hoje ajudamos você a como realizar uma boa gestão destes documentos digitais de uma forma simples e prática com 5 dicas. Vamos lá?

  1. Defina um processo interno e aplique

Estabeleça como será realizada a organização destes documentos e compartilhe com os demais colaboradores para repetirem o mesmo processo, definindo desta forma um padrão. 

  1. Organize pastas e subpastas com nomenclaturas objetivas

O objetivo é que o documento seja localizado facilmente. Portanto, opte por nomes breves e auto-explicativos, evitando caracteres especiais como @ # $ e %, pois podem ser incompatíveis com outras plataformas, assim como espaços em branco entre as palavras na nomenclatura dos arquivos.

  1. Considere as subpastas fundamentais à medida que a quantidade de arquivos aumentar

Elas serão sua aliada principalmente quando aumentar o volume de documentos digitais para um único cliente, por exemplo. Adote as subpastas para realizar a distribuição dos documentos sem precisar necessariamente excluir as antigas pastas criadas. 

  1. Faça a nomenclatura do arquivo com a data invertida

Nomeando dessa forma, ao ordenar alfabeticamente uma pasta, ela será organizada automaticamente por datas. Basta usar a última data de edição de forma invertida, por exemplo: 20220412 para 12 de abril de 2022. 

  1. Realize um backup adequado 

Já pensou a dor de cabeça que você pode ter por perder aqueles documentos que você considera extremamente importantes? Para evitar que isso ocorra, faça backups periódicos para potencializar a segurança da informação da sua empresa.  

Curtiu nossas dicas? Então agora que você já sabe o que fazer, chegou o momento de colocar o que leu em prática! 

Aplique elas no seu negócio para contribuir com a gestão de documentos digitais e conte com as soluções da Neobits para garantir maior segurança e eficiência na sua empresa por meio da tecnologia.

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Cyber segurança coporativa

 A Cyber Segurança Corporativa, ou segurança cibernética corporativa, não é apenas uma expressão que está na moda, mas sim um conceito de ampla aplicação principalmente em empresas. Não trata-se apenas de proteção em meios eletrônicos, mas compreende uma mudança de atitude, quebra de paradigmas, multidisciplinaridade, isso envolve todos as pessoas que trabalham em uma empresa, do serviços gerais a diretoria. É necessário uma mudança na cultura da empresa.

Quais os principais pontos de atenção na área de tecnologia e segurança da informação que a empresa deve verificar e colocar esforços para que esteja o mais segura possível?

  • A empresa possui um firewall?
  • A empresa possui antivírus corporativo ativo, atualizado e monitorado?
  • Como é feito o controle de acesso de usuários na rede?
  • Os servidores estão atualizados?
  • Os PCs estão atualizados?
  • Os serviços de rede estão protegidos?
  • Existe algum tipo de restrição de acesso à rede cabeada?
  • Existe restrição de acesso e/ou segmentação da rede Wi-Fi?
  • Os usuários são segmentados por função e níveis de acesso?
  • Os usuários recebem treinamento adequado para uso dos recursos de TI?
  • Os usuários recebem acompanhamento adequado quanto a segurança da empresa?
  • A empresa está adequada à LGPD?
  • A empresa possui uma equipe de TI responsável (própria ou terceirizada)?
  • A empresa possui processo de backup e restauração de dados?
  • A empresa possui nobreak para os servidores e sistemas críticos?

Além deste itens acima, precisamos avaliar a segurança e controle de acesso patrimonial. Câmeras de segurança, controle de acesso, níveis de acesso, alarme, monitoramento, etc. Pois seria em vão uma preocupação com a segurança lógica da empresa e alguém entrar e levar os equipamentos embora e junto com eles os dados.

Conforme a criticidade da atividade da empresa maior a atenção à área de segurança ela precisa ter. Por exemplo os bancos que possuem normativas específicas de segurança. Empresas com menor criticidade, precisam ter a segurança implementada e acompanhada também e pode adotar as políticas mais adequadas a sua realidade, tanto de negócio quanto de orçamento.

O treinamento e preparo da equipe de TI e SI é extremamente importante para poder manter estes pontos em foco, constante monitoramento e testes. Assim as empresas podem optar por uma equipe interna ou terceirizar este serviço com empresas especializadas como a Neobits.

Sendo assim sugerimos os pontos citados para iniciar a verificação interna na sua empresa. existem outros pontos que poderiam ser citados, mas não nos alongarmos, por hora, vamos analisar estes, pois já darão bastante trabalho. Se sua empresa não possui uma equipe interna, ou a que possui não tem com foco em segurança, ou ainda não sabe por onde começar. Entre em contato conosco, teremos muito prazer em lhe atender e orientar.