{"id":2671,"date":"2022-04-19T12:47:43","date_gmt":"2022-04-19T15:47:43","guid":{"rendered":"https:\/\/neobits.com.br\/?p=2671"},"modified":"2022-04-19T12:59:01","modified_gmt":"2022-04-19T15:59:01","slug":"aprenda-a-realizar-uma-boa-gestao-de-documentos-digitais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/neobits.com.br\/?p=2671","title":{"rendered":"Aprenda a realizar uma boa gest\u00e3o de documentos digitais"},"content":{"rendered":"\t\t
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Se voc\u00ea chegou at\u00e9 aqui, certamente sabe o que \u00e9 um documento digital. Mas caso ainda tenha d\u00favidas, n\u00e3o h\u00e1 problema: trata-se de um arquivo eletr\u00f4nico codificado com n\u00fameros bin\u00e1rios, podendo ser acessado por um sistema de computador, como textos em PDF, por exemplo.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>

Atualmente muitos documentos digitais ocupam o lugar das pilhas de papel em empresas, trazendo muitos benef\u00edcios no trabalho, como a melhoria dos processos internos e aumento da produtividade. Por\u00e9m, mesmo que armazenados na nuvem e em servidores conectados a uma rede, ainda exigem organiza\u00e7\u00e3o para um resultado eficiente no cotidiano da empresa.\u00a0<\/span><\/p>

Hoje ajudamos voc\u00ea a como realizar uma boa gest\u00e3o destes documentos digitais de uma forma simples e pr\u00e1tica com 5 dicas. Vamos l\u00e1?<\/span><\/p>

  1. Defina um processo interno e aplique<\/b><\/li><\/ol>

    Estabele\u00e7a como ser\u00e1 realizada a organiza\u00e7\u00e3o destes documentos e compartilhe com os demais colaboradores para repetirem o mesmo processo, definindo desta forma um padr\u00e3o.\u00a0<\/span><\/p>

    1. Organize pastas e subpastas com nomenclaturas objetivas<\/b><\/li><\/ol>

      O objetivo \u00e9 que o documento seja localizado facilmente. Portanto, opte por nomes breves e auto-explicativos, evitando caracteres especiais como @ # $ e %, pois podem ser <\/span>incompat\u00edveis com outras plataformas, assim como espa\u00e7os em branco entre as palavras na nomenclatura dos arquivos.<\/span><\/p>

      1. Considere as subpastas fundamentais \u00e0 medida que a quantidade de arquivos aumentar<\/b><\/li><\/ol>

        Elas ser\u00e3o sua aliada principalmente quando aumentar o volume de documentos digitais para um \u00fanico cliente, por exemplo. Adote as subpastas para realizar a distribui\u00e7\u00e3o dos documentos sem precisar necessariamente excluir as antigas pastas criadas.\u00a0<\/span><\/p>

        1. Fa\u00e7a a nomenclatura do arquivo com a data invertida<\/b><\/li><\/ol>

          Nomeando dessa forma, ao ordenar alfabeticamente uma pasta, ela ser\u00e1 organizada automaticamente por datas. Basta usar a \u00faltima data de edi\u00e7\u00e3o de forma invertida, por exemplo: 20220412 para 12 de abril de 2022.\u00a0<\/span><\/p>

          1. Realize um backup adequado\u00a0<\/b><\/li><\/ol>

            J\u00e1 pensou a dor de cabe\u00e7a que voc\u00ea pode ter por perder aqueles documentos que voc\u00ea considera extremamente importantes? Para evitar que isso ocorra, fa\u00e7a backups peri\u00f3dicos para potencializar a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o da sua empresa. <\/span>\u00a0<\/span><\/p>

            Curtiu nossas dicas? Ent\u00e3o agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe o que fazer, chegou o momento de colocar o que leu em pr\u00e1tica!\u00a0<\/span><\/p>

            Aplique elas no seu neg\u00f3cio para contribuir com a gest\u00e3o de documentos digitais e conte com as solu\u00e7\u00f5es da Neobits para garantir maior seguran\u00e7a e efici\u00eancia na sua empresa por meio da tecnologia.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

            Se voc\u00ea chegou at\u00e9 aqui, certamente sabe o que \u00e9 um documento digital. 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